Поиск литературы

Отыскать опубликованную информацию, полезную для будущих проектных решений, которую можно получить своевременно и без излишних затрат.

1. Определить цели, для которых разыскивается опубликованная информация.

2. Определить виды изданий, в которых может публиковаться достоверная информация, пригодная для указанных целей.

3. Выбрать наиболее подходящие общепринятые методы поиска литературы.

4. Свести стоимость поиска литературы к минимуму, предусмотрев время на задержки в выдаче информации и непрерывно оценивая как выбор источников информации, так и пригодность собранных данных.

5. Поддерживать точную и полную картотеку признанных полезными документов.

6. Составить и постоянно обновлять небольшую библиотечку для быстрого отыскания нужной информации.

Принципиальные трудности поиска литературы связаны не с размерами «информационного взрыва», а с бедностью «промежуточного» языка библиотечных классификаций и указателей, отделяющих массив публикаций от массива проблем, для решения которых они могут использоваться.

Каталожные рубрики, кодовые числа и ключевые слова очень неполно отражают содержание опубликованных документов и всю сложность специфической проблемы, а ведь именно они должны передавать сведения от информационного документа потребителю. Поэтому можно предположить, что прежде, чем будет найдена полезная информация, потребителю будет выдана масса нерелевантных публикаций.

Однако в этой обескураживающей картине есть два светлых пятна. Первое — поразительно высокая скорость, с которой можно обнаружить то, что нужно, в массе нерелевантной информации. Второе — наличие других специалистов, которые либо уже просматривали публикации и составляли по ним обзоры, обращая внимание на их положительные стороны, либо ранее разыскивали то, в чем возникла необходимость в настоящий момент, и знают наилучшие пути поиска. Очевидно, что в предлагаемой здесь методике поиска литературы широко используются как высокая скорость визуального просмотра, так и знания других лиц, уже занимавшихся подобным поиском, благодаря чему случаи бесплодного поиска сводятся к минимуму.

Описанная здесь методика применима к любому поиску литературы, если на него отводится более часа или двух.

На основании высказываний библиографов можно прийти к выводу, что большинство специалистов занимающихся поиском литературы, пользуются неэффективной методикой. По всей вероятности, эффективность поиска нельзя повысить без целенаправленного стремления к применению на практике методов, описанных в данном разделе.

Неэффективный поиск информации может связать руки высокооплачиваемым специалистам на многие месяцы и привести к дорогостоящим задержкам на начальной стадии работы над проектом. Некоторые исследователи указывают, что порой дешевле и быстрее заново изучить вопрос, чем искать результаты

предыдущих исследований по данному вопросу.

А. Бригаде проектировщиков требуется определить размеры тела потенциальных потребителей, для чего им необходима соответствующая научная литература по методам антропометрии.

Б. Архитектору необходимо узнать минимальную ширину интерьера гаража на одну машину.

В. Исследовательская дизайнерская группа должна определить способы решения проблемы комфортности автомобильного сиденья.

Эти примеры иллюстрируют коренные различия в направлениях и методах поиска, присущих разным типам информации. Ни один из них не рассматривается здесь сколько-нибудь подробно.

Пример А. Изучить принципы и состояние вопроса в области знаний, изученной ранее другими специалистами.

Пример Б. Получить точные данные, характерные для некой повторяющейся проектной ситуации.

Пример В. Выбрать примеры из широкой области, в которой информация до сих пор отрывочна и не систематизирована.

Указанные цели предполагают, что поиск информации может идти по следующим направлениям:

Пример А. Сосредоточить внимание на обзорных статьях в солидных журналах и на монографиях и учебниках, избегая оригинальных журнальных публикаций и популярных статей.

Пример Б. Ограничиться публикациями прикладного характера, написанными авторами, которые сталкивались ранее с аналогичными проблемами. Разыскать государственные или отраслевые стандарты, а если таковые не существуют, найти основанные на практическом опыте отчеты солидной промышленной i фирмы. Избегать публикаций теоретических разработок.

Пример В. Отыскать теоретические, технические и популярные публикации любого типа по более широкой проблеме, чем разработка автомобильного сиденья, например изучить сиденья в других видах транспорта. Особое внимание следует обратить на те публикации, в которых рассматриваются критические замечания потребителей в отношении автомобильных сидений, т. е. популярные автомобильные журналы и коммерческую прессу.

Необходимо помнить, что объем действительных знаний, содержащихся в любой библиотеке, меньше, чем может показаться на основании огромного количества собранных в ней информационных документов. Большинство публикаций, как научных, так и любых других, являются простым повторением или незначительным дополнением к фундаментальным открытиям, которые сами по себе появляются очень редко. Сведения, публикуемые в большей части книг и материалов (как и сведения, содержащиеся в данной книге), повторяются в различных изданиях. Основную трудность составляет вопрос, где их искать.

Стандартные методы поиска охватывают следующие способы выявления и нахождения необходимых типов публикаций:

а) обращение к энциклопедическим словарям — для получения самой информации или (что более вероятно) для нахождения ссылок на солидных авторов и на их публикации;

б) использование библиотечных каталогов и указателей;

в) консультации с библиографами или сотрудниками информационных служб;

г) консультации с экспертами по телефону, путем переписки или личной беседы (это может привести к задержкам во времени или к необходимости оплатить консультацию, так как специалисты обычно очень перегружены);

д) обращение к реферативным журналам или их перечням;

е) использование механизированных или автоматизированных ключевых указателей и других аналогичных средств поиска информации, если таковые существуют. Вероятнее всего, такие средства можно найти в специализированных организациях, обслуживающих отрасль промышленности или специалистов определенной области знаний, а не в общедоступной городской или университетской библиотеке;

ж) консультации у исследователя, который по характеру своей работы уже мог собрать разыскиваемые публикации;

з) просмотр периодической литературы.

Вполне вероятно, что после выполнения этапов 1 и 2 в распоряжении специалистов окажется прежде всего следующий набор информационных источников:

Следует заметить, что бывает очень трудно, а иногда и невозможно выразить цели поиска с помощью терминологии, используемой в библиотечных каталогах. Это объясняется тем, что универсальная система классификации ограничивается несколькими терминами, имеющими широкое распространение, а также тем, что структура новой проблемы часто противоречит структуре существующих знаний.

Иногда бывает также очень трудно довести истинные цели данного поиска информации до библиографов и экспертов, к помощи которых прибегают. Столкнувшись с подобной трудностью, можно впасть в крайность и охарактеризовать проблему слишком широко,

опасаясь упустить какой-либо существенный аспект в информационном запросе; на деле это приводит к выдаче большого объема нерелевантной или уже известной информации. Правильная тактика состоит не в том, чтобы рассказать библиографу или эксперту то, что вам известно, а в том, чтобы с максимально возможной точностью сформулировать, что именно вам неизвестно; например, вместо того чтобы запрашивать «любую информацию по антропометрии» (в результате чего для примера А появится масса нерелевантных данных о размерах человеческого тела), следует сказать: «Я не знаю, как производить обмеры тела человека» и «Мне надо узнать наилучший способ их выполнения».

Эффективность (а точнее сказать, неэффективность поиска информации) может определяться двумя соотношениями:

На рис. 9.2 эти величины представлены как отношения области пересечения к каждой из двух областей:

Современные механизированные системы поиска могут обеспечить полноту поиска до 90% и погрешность до 50%.

 При умном поиске неопытный исследователь может получить коэффициенты полноты и погрешности, приближающиеся в обоих случаях к нулю. Отсюда вытекает необходимость совершенствования стратегий поиска литературы.

Из рис. 9.2 ясно видно, что библиографам и экспертам надо сообщать именно «области незнания», а не, наоборот, «область знания». Левый круг (назовем его «мишенью») как раз и представляет «область незнания». Поиск за пределами этой области может продолжаться бесконечно долго, прежде чем будет зарегистрировано одно-единственное «попадание» (правильная выдача). Однако рис. 9-2 позволяет сделать еще один полезный вывод: раз специалист занимается поиском, то он по определению не знает, где существует то, что он ищет. Поэтому было бы ошибкой отказаться от какого-то информационного источника на том основании, что у специалиста отсутствует предыдущий опыт, который указывал бы на наличие в этом источнике полезной информации.

Очень легко утратить контроль за поиском литературы и оказаться в конечном счете при менее полезной информации, чем та, которую можно было бы собрать за то же самое время в процессе непосредственного исследования проектной проблемы. Это может произойти, если слишком много времени уделяется уточнению названии, отысканию и чтению информационных документов и слишком мало времени остается на оценку их релевантности по отношению к данной проблеме. Ниже даются некоторые рекомендации относительно контроля за временем поиска литературы.

а) Определить, сколько времени может быть отведено на поиск литературы, и наметить дату, к которой он должен быть завершен, чтобы собранная информация могла повлиять на проектные решения.

б) Предусмотреть возможные задержки в выдаче документов из отдаленных источников информации.

в) Свести до минимума количество источников, отобрав на первом этапе только наиболее перспективные.

г) Использовать мнения экспертов (т. е. изучить обзоры книг, обзорные статьи и

личные советы эксперта), чтобы выявить наиболее перспективные источники информации и сократить длинные перечни документов, получаемые от библиографов, из библиографических указателей, по рефератам и с помощью поисковых систем.

д) При отсутствии какого-либо иного метода отбора следует руководствоваться репутацией автора и издания, а также качеством изложения вопроса в Данном документе.

е) Получить и ознакомиться с некоторыми материалами из каждого источника в самом начале поиска и сделать вывод об их пригодности для решения данной проблемы. Продолжить подобную выборочную проверку информационных источников и направить поиск по каналам, выдавшим наиболее релевантную информацию.

ж) Следует помнить, что, хорошо усвоив характер проблемы, можно за несколько минут или даже секунд извлечь релевантную информацию из обширного информационного документа. Поэтому поиску литературы должно предшествовать достаточно тщательное рассмотрение и обдумывание проектной ситуации, что может способствовать возникновению спонтанных мыслей в минуту отдыха Это приведет к значительному сокращению времени на просмотр литературы и возможному увеличению объема релевантных данных. Не следует огорчаться, если объемистая книга, на поиск которой затрачено много времени, будет отвергнута уже с первого взгляда. Быстро возвратив книгу, от которой нужно было бы отказаться еще до ее получения, можно тем самым сократить потери как своего времени, так и времени других специалистов .

з) Следует применять принципы «скорочтения», чтобы сократить время на ознакомление с информацией, которая, хотя и интересна, но нерелевантна. Одним из методов скорочтения является троекратный просмотр страницы с последовательно уменьшающейся скоростью. При первом пробегании страницы в течение 10 с запоминаются некоторые главные слова и словосочетания. При втором просмотре, занимающем около 20 с, внимание концентрируется уже на основных мыслях, а не на отдельных словах. Третий просмотр в течение примерно 30 с состоит в медленном прочтении наиболее важных отрывков, выявленных за первые два просмотра и признанных существенными. Такой метод выборочного чтения может вдвое сократить общее время и увеличить объем удерживаемой в памяти и усвоенной информации. Однако он требует некоторой практики в чтении страниц за четко фиксированные отрезки времени — 10, 20 и 30 с, после чего он превращается в навык.

Имеются две трудности, мешающие точной регистрации информационных документов:

а) относительно длительное время записи на стандартных карточках и сверки ссылок на них;

б) непонимание того, что отрывочные записи, достаточные для непосредственных нужд специалиста в данный момент, могут оказаться недостаточными для получения информации на более позднем этапе работы.

Затраты времени на составление точной карточки на каждый документ, если он признан релевантным, будут компенсированы значительной экономией времени на более поздних этапах работы, например когда нужно будет составить библиографию для окончательного отчета.

Существует несколько общепринятых форм ссылок, используемых, в разных отраслях знаний. Одна из лучших форм применяется в биологических науках (примеры можно найти в помещенной в конце этой книги библиографии). Эту форму очень легко использовать в тексте следующим образом: (Smith, 1960). При этом можно обойтись без нумерации ссылок и без подстрочных примечаний, а читатель получает непосредственную информацию об авторе и времени публикации. Такая форма значительно упрощает также составление, корректирование и печатание отчета, так как включение дополнительных ссылок или исключение некоторых из них не требует внесения каких-либо изменений в другие ссылки1.

б. Составить и постоянно обновлять небольшую библиотечку для быстрого отыскания нужной информации.

Из-за длительных задержек в получении необходимой литературы наблюдается тенденция составлять собственные библиотечки и включать в них все, что попадается под руку и, как кажется, может пригодиться в будущем. Однако делать это целесообразно лишь в тех случаях, если заранее можно достаточно точно предсказать, для чего понадобятся эти материалы, и если объем этой библиотечки достаточно мал, чтобы можно было быстро просмотреть ее визуально и сразу отобрать то, что нужно. Такие библиотечки имеют тенденцию быстро, разрастаться; они становятся слишком громоздкими, чтобы обращаться к ним каждый раз, когда нужно выяснить, имеется ли под рукой необходимая информация. В то же время подробная каталогизация и перекрестная индексация обходятся слишком дорого и оправданны лишь в том случае, если библиотечкой пользуются многие специалисты. Простым выходом из положения при разрастании персональной библиотечки является безжалостное ее «пропалывание» и изъятие из нее всего, что не имеет непосредственного отношения к данной проблеме.