Как проводить планерку

Для чего используется техника креативности

Организовать и провести планерку максимально эффективно.

Найти решение проблемы заявленной для обсуждения или задать направление движения развития ситуации в конструктивное русло.

Провести планерку интересно, чтобы участникам некогда было зевать и у них не возникло ощущения впустую потраченного времени.

План действий

1. Ознакомится с предлагаемым методом организации проведения планерки.

2. Подготовиться самому, подготовить  необходимые материалы и пригласить участников.

3. Провести планерку.

4. Подвести итоги проведения планерки и ознакомить с ними всех участников.

Как организовать планерку

Первое, что требуется для проведения планерки – это вопрос или тема планерки. Какую рабочую задачу вы хотите решить? Какой положительный эффект для работы организации будет итогом проведения планерки. Ознакомьте участников планерки с этим вопросом заранее. Таким образом, вы сэкономите время во время проведения планерки, а участники обсуждения, возможно, придут уже имея интересные идеи по вашему вопросу.

Второе – это люди, которые будут участвовать в планерке. Специалисты какого профиля и руководители какого уровня, или какие линейные сотрудники вам нужны, чтобы найти ответ на поставленный вопрос.

Третье – место проведения планерки. Важно, чтобы это было отдельное помещение или даже специальных зал для совещаний. Где всем будет достаточно места, посторонние (не участвующие в планерке сотрудники) не смогут вас потревожить и не будут звонить телефоны.

Четвертое – время проведения планерки. Желательно, чтобы оно было удобным для всех участников или постоянным. Например, ежедневные планерки проводятся каждый день ровно в 8.30. В любом случае, выбирая время проведения  планерки, вам придется ориентироваться на наиболее важных ее участников. И назначать его заранее, на несколько часов, а правильнее – дней.

Пятое – регламент проведения планерки. Важно не только вовремя начать планерку, но и вовремя ее закончить. Заранее определите порядок обсуждения вопросов и время, выделяемое каждому участнику. Ограничьте его, это сделает доклады сжатыми и максимально информативными. Например, одно выступление не более 10 минут.

Шестое – подручные материалы. Необходимый минимум это ручки для всех участников и бумага. Позаботьтесь об этом сами, заранее, чтобы не пришлось тратить время обсуждения на поиск того чем и на чём писать. Еще вам могут понадобится: флип-чарт, проектор, экран, ноутбук, принтер.  Всю технику необходимо подготовить и проверить ее работоспособность заранее.

Седьмое – ведущий планерки или секретарь, который будет фиксировать процесс и итоги обсуждения вашего вопроса.

Форматы проведения планерок

1. Подведение итогов, информационная планерка.

Такие планерки могут проводиться еженедельно в начале недели для руководителей всех подразделений вашей организации.

Для чего нужны такие планерки?

Поделиться информацией о текущей работе каждого отдела, какие мероприятия проводятся, какие события прошли, какие запланированы. Актуально для больших организаций, в которых уже есть 4-5 и более отделов. Такие планерки задают общий рабочий настрой на всю неделю. Общее время проведения — до получаса.

2. Планерка – распределение текущих задач.

Обычно проводятся в начале каждого рабочего дня. Формат очевиден – руководитель выдает подчиненным задания на день. Время проведения также не стоит растягивать – все получили задания и пошли его выполнять.

3. Планерка-совещание для обсуждения поставленного вопроса.

Вы заранее формулируете свой вопрос, который вам сформулировала сама жизнь и текущая ситуация на вашем рынке. Озвучиваете цель планерки, рассылаете эту информацию участникам. Просите их подготовиться (если это необходимо) по данному вопросу. Заранее определяете регламент и секретаря планерки-совещания. Итоги проведения планерки рассылаете всем участникам. Время на проведения такой планерки не более двух часов. Но бывают ситуации, когда времени требуется больше. В таком случае запланирует организованные перерывы по 15-20 минут на чай и просто отдых. (Чай и сладкое тоже подготовьте заранее!) 

4. Творческая планерка.

Когда не хватает своих идей (или их просто нет, так тоже бывает). Такую планерку лучше всего проводить в формате мозгового штурма, либо другого удобного вам креативного метода поиска идей.

5. Планерка – как способ решения конфликтных ситуаций в коллективе.

Все мы люди, все мы человеки… и на работе возникают явные и скрытые конфликты.

И когда вы, как руководитель видите, что ситуация близка к критической, просто дайте людям возможность высказаться. Направьте их энергию конфликта=разрушения на созидание. Проведите планерку для сотрудников в формате свободного обсуждения, дайте возможность им открыто поспорить, но без «наездов» и оскорблений. Как это сделать? Грамотно «разрулить» конфликт – это ваша прямая задача. Обратитесь за помощью к коллегам – специалистам по HR или вышестоящему руководству.

Тему выберите актуальную, но скажем так, нейтральную  для всех участников. А на себя возьмите роль наблюдателя и выслушивайте всех внимательно, только направляя участников в конструктивное русло и не давайте им зайти в тупик.

Обязательно подведите итоги обсуждения заявленной темы, сделайте выводы и ознакомьте с ними всех участников.

О том, что планерка проводится для решения конфликтных ситуаций, участников информировать не нужно. Кроме тех случаев, когда именно тема решения конфликта ставиться целью проведения планерки.

Как провести планерку творчески?

1. Выберите необычное место. Красивое место в вашем городе, набережная, пешеходная улица или кафе. Главное, чтобы вы могли быстро туда добраться с работы и на работу.

2. Назначьте нестандартное время. Например, обеденный перерыв (только без ущерба для желудка). Или за полчаса до окончания рабочего дня, это мобилизует участников!)

3. Используемые материалы. Ограничьте участников, выдайте бумагу и ручки не каждому, а на двоих или троих человек. Пусть сами определяются, кто что будет записывать.

4. Заберите у всех телефоны перед началом планерки. Сначала люди почувствуют себя растерянными – у меня забрали связь с внешним миром! Но потом это поможет им сосредоточиться на решении вашей задачи.

5. Измените формат проведения. Не как все привыкли в зале для совещаний, а устройте конференц-связь по телефону или скайпу.

Способ проведения планерки зависит от задачи, которую вы хотите решить! Вы можете провести планерку в формате игры, заранее распределив роли. Главное, чтобы это не превратилось в балаган и пустую трату времени, а помогло вам максимально эффективно использовать имеющиеся ресурсы. Время и людей, которые рядом работают.

В завершение  планерки обязательно поблагодарите всех участников и подведите её  итоги. Напишите краткое резюме, первые выводы, возможно, дальнейшие цели и то как помогла вам эта планерка в решении рабочей задачи.